Det är viktigt att man planerar en konferens som alla kan se fram emot. Det finns mycket att tänka på såsom särskilda behov om mat då allergiker kanske inte kan äta vad som helst och den som håller en viss diet kräver mat som är anpassad till detta. Den som planerar konferensen måste skapa sig en lista med det som ska kollas upp redan innan en konferenslokal, catering och underhållning bokas. Om man till exempel tänkt sig någon form av teaterlek eller karaoke till middagen så måste man inse att alla inte är med på noterna och så ska upplägget vara så att detta inte spelar någon roll. Man kan ju till exempel tävla i lag så att den som inte vill sjunga eller uppträda ensam slipper utan att uteslutas från gruppaktiviteten.

Tänk även på att boka lokaler som har den teknik som krävs. Idag kan man nästan räkna med att moderna konferenslokaler och hotell har fungerande ljud och ljussystem men man ska ändå fråga. Om man till exempel vill visa en film direkt från en laptop så ska detta vara snabbt att ordna och inte något som kräver experthjälp. Lokalerna som man möts i måste också vara anpassade för det antal deltagare som kommer. Alla ska sitta bekvämt och kunna höra det som sägs oavsett om de sitter nära talaren eller inte. Dessutom ska rummet ge en känsla av gemenskap så att ingen drömmer sig bort då det ska diskuteras viktiga frågor för företagets framtid.

En konferens är en fin möjlighet till att stärka företagets laganda och att se till att alla vet vad som är på gång. Därför ska man se till att planera denna på ett klokt sätt så att alla som kommer känner sig delaktiga och intresserade av det som pågår. Idag kan man få mycket hjälp både från konferensanläggningarna som arbetar med konferens varje dag blir en expert på området och är allt som oftast 100% på att hjälpa dig som gäst med tips och råd.